• Lieu de travail : ORSAY
• Date de parution : 13/06/2024
  
• Type de contrat : Permanent
• N°REF. : AGAF
  

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein de la direction générale adjointe des services techniques, de l’urbanisme et du numérique, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle ressources et relations à l’habitant, vous intervenez avec votre binôme sur toutes les missions d’assistance aux directions et de gestion administrative.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Assistanat et secrétariat au profit des directions
  • Assistance à l'organisation de la vie professionnelle des Directeurs de la DGASTUN (accueil téléphonique et physique, gestion des agendas, prise de rendez-vous, organisation de réunions, prise de notes et travaux de mise en forme bureautique)
  • Aide dans la gestion de projets pilotés par les Directeurs
  • Suivi des absences et congés
  • Gestion des fournitures et des véhicules en auto partage
• Gestion et suivi des signalements via « Orsay Connect »
  • Attribution des signalements sur la GRC aux services concernés
  • Mise en place d'un tableau de suivi des demandes
• Rédaction et suivi des arrêtés de voirie
  • Rédaction et suivi des arrêtés de voirie (après validation du CPI,)
  • Rédaction des arrêtés avec RODP : calcul et suivi des RODP.
• Suivi des demandes des administrés dans le cadre du domaine de la proximité (mail, appels, post office)
  • Suivi administratif dans le logiciel "Post Office" pour les sujets en lien avec la Proximité
  • Rédaction de courriers administratifs
  • Répondre aux usagers afin de collecter leur demande et attribuer le signalement au bon service
• Coordination des conseils de quartiers trimestriels
  • Coordination et mise en place matérielle en lien avec l'élue à la démocratie participative
  • Invitation des services en fonction de l'ordre du jour défini par l'élue
  • Compte-rendu et suivi des différents conseils de quartiers
  • Assister physiquement aux conseils de quartiers
• Coordination des travaux de rédaction des rapports d’activité
  • Collecte des synthèses des activités auprès des responsables des services
  • Préparation des rapports suivant la trame préétablie par les directeurs
• Assistance administrative aux directeurs et responsables de la DGASTUN
  • Aide à la préparation des délibérations, des commissions (urbanisme, travaux, développement économique)
  • Demandes d'autorisations administratives diverses
  • Pré archivage des dossiers

PROFIL/QUALIFICATION/FORMATION/EXPÉRIENCE :

• Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
• Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
• Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d’un bon niveau ;
• Vous savez vous adapter à différents interlocuteurs
• Vous maitrisez les procédures administratives et savez rédiger des actes relatifs
• Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;
• Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.

 CARACTÉRISTIQUES DU CONTRAT PROPOSÉ :

• Poste à pourvoir dés que possible à temps complet 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT)
• Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des rédacteurs, catégorie B)
• Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75 % + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants.

CONTACT :  Adresser votre candidature (lettre de motivation + cv, sans photographie) à recrutement@mairie-orsay.fr